Ui, mit Projektmanagement und Zeitplanung beschäftige ich mich beruflich tatsächlich gerade recht viel. Aber auch privat bin ich in der Regel recht organisiert.
Lustigerweise bin ich auf Arbeit quasi nur digital unterwegs, während ich privat meistens analog plane. XD
Verwendete Systeme und Tools:
Privat:
nur für mich: Buchkalender und Notizen im Handy, wenn der Kalender gerade nicht zur Hand ist (kommt selten vor, das Teil ist quasi mein Gedächtnis)
mit meinem Mann: Wandkalender, in dem wichtige Termine und Arbeitszeiten eingetragen werden
Beruflich:
Kanban-Board: Nutze ich in abgewandelter Form beruflich in MS Teams als Aufgaben in Buckets zusammen mit Kolleg*innen
MS Teams: Für Projektmanagement unterschiedlicher Projekte mit Kanälen, Wikis, Aufgaben etc.
Outlook: Nutze ich beruflich, weil er mich an Termine erinnert und ich den ganzen Tag am Rechner arbeite. Ist außerdem sehr praktisch für Besprechungen in Kombi mit Teams.
One Note: Nutze ich als Informationssammlung/Nachschlagewerkzeug
Wie definiert ihr eure Ziele?
SMART (spazifisch, messbar attraktiv, realistisch, terminiert) finde ich tatsächlich ziemlich nützlich und verwende es öfter. Hab ich bspw. bei meiner privaten Finanzplanung genutzt.
Ansonsten finde ich es hilfreich große Ziele in kleinere Happen bis hin zu machbaren Einzelaufgaben zu zerteilen.
Zudem bin ich motivierter, etwas umzusetzen, wenn ich weiß, WIESO ich es tue.
Wie plant ihr voraus?
Oft weit im voraus, beruflich muss ich das sogar.
Privat hat aber auch mein Buchkalender, aka mein Gedächtnis, jetzt schon Sachen drinstehen, die ich Ende des Jahres angehen will.
Manchmal plane ich zuviel und bin dann etwas unflexibel. 
Was habt ihr so ausprobiert?
Buchkalender in verschiedenen Ausführungen: Mein Buchkalender muss ca. A5 sein und eine ganz spezifisch Aufteilung haben (links eine Woche, rechte Seite für Notizen, hinten ein Fach zum Sachen reinlegen), alles andere geht gar nicht! Ich habe viele Aufteilungen und Größen getestet.
To do-Listen: Nutze ich tatsächlich nur für wenige Bereiche (etwa meine Kakao-To-do hier im Profil)
MS Project: Fand ich total unübersichtlich
Rest siehe oben
Wie kommt ihr mit den Systemen zurecht?
Sehr gut, ich vergesse extrem selten etwas Wichtiges. Mich zu Dingen zu motivieren, auf die ich keine Lust habe, ist aber eine andere Hausnummer. Ich kann mich hervorragend in vollem Bewusstsein um die terminlichen Konsequenzen vor Dingen drücken.
Wie seid ihr zu dem jeweils benutzten System gekommen?
Buchkalender: 5. Klasse Englisch bei Herrn Reisel. Ernsthaft. Der Mann war menschlich ne Katastrophe, aber er hat uns beigebracht, wie man vernünftig ein Hausaufgabenheft führt. Das grundlegende System dahinter nutze ich noch heute: Dinge für den Tag eintragen, an dem sie fällig sind und in den Tagen/Wochen dazwischen, Einzelaufgaben dafür eintragen, mit Tagen, an denen diese fällig sind. So hat man automatisch jeden Tag ne Liste mit zu erledigenden Aufgaben statt unspezifische To do-Listen
SMART/Kanban/MSTeams/Outlook/OneNote: Studium und Job
Wandkalender: Will mein Mann unbedingt, ich brauchs egtl nicht xD
Was könnt ihr empfehlen?
Ausprobieren, bewerten und dann behalten, was gut läuft.
Routine! Ich schreibe alles ganz automatisch in meinen Kalender, weil ich es nicht anders kenne und gar nicht anders kann xD
Was wäre in euren Augen Zeitverschwendung?
Planlos irgendwelche Systeme und Tools testen, auf die man egtl keinen Bock hat. Hält man meist nicht lange durch, nervt dann nur und organisierter wird man auch nicht.
)
)