Hallo ihr Lieben,
Weil das jetzt ein seeeeehr langes Posting wird hier eine kurze Übersicht:
1) allgemeine Info zum Sinn dieses Threads
2) Rückblick Aktion 2015
3) Plan Aktion 2016 und Aufruf an potenzielle Helfer
4) allgemeine Sachen zur Diskussion für die Aktion 2016
5) Was wir jetzt von euch alles wollen ;)
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- allgemeine Info zum Sinn dieses Threads**
Theoreeeetisch wäre das hier der Feedbackthread für die Aktion 2015…Aber um ehrlich zu sein ist da ja so ziemlich alles schief gelaufen, was nur irgendwie schief laufen konnte seufz…
Insofern möchten wir den Thread dieses Mal weniger für direkte Kritik sondern hauptsächlich als Aufruf für neue Orgamitglieder/Helfer für die nächste Aktion nutzen, damit das dann wieder rund läuft :)!
Wir haben versucht, eure (und unsere) Kritik an der Aktion 2015 in einem möglichst guten Plan für die Aktion 2016 umzusetzen, den ich euch jetzt vorstellen möchte.
Für die Umsetzung des Plans brauchen wir aber definitiv viele fleißige Helfer, also wer sich da grundsätzlich Interesse/Bereitschaft hätte bitte aufmerksam weiterlesen ;).
Falls ihr noch weitere Verbesserungswünsche oder andere Vorschläge zu bestimmten Punkten habt: bitte auch gerne mitteilen!
2) Rückblick Aktion 2015
Um nochmal kurz auf die Aktion einzugehen: normalerweise sind wir ja im Orgateam immer so 6-7 Leute gewesen. Dieses Jahr war ein Großteil der Leute dann aber ab einem sehr frühen Zeitpunkt aus persönlichen Gründen unerwartet verschwunden.
Das hatte dann zur Folge, dass Chian das Boosterpacken, den Versand und das mich treten und hier ab und zu mal ein bisschen was schreiben übernommen hat, Mullana die Druckdaten gemacht hat und der ganze Rest halt bei mir lag…Was dieses Jahr mit Kindergarten und dauernd krank, 2 Jobs mit ungeplanter Urlaubssperre und dauernd noch irgendwas privates halt einfach wirklich schief gelaufen ist. Dadurch, dass aber einfach sonst keiner da war konnten wir dies Sachen halt auch nicht delegieren und so kam es dann zu immer länger werdenden Verzögerungen, was mir wirklich aufrichtig leid tut!!! Natürlich hätte man sich da in der Theorie schon da um neue Hilfe bemühen sollen, aber praktisch hab ich ehrlich gesagt einfach gedacht, dass das wie sonst auch immer schon so passt, aber da hab ich die Mehrbelastung (Kinderkrankheiten, Arbeitsstress) einfach unterschätzt und dann kamen noch so andere Sachen wie Probleme beim Druck dazu etc.
Viele von euch haben ja schon geschrieben, dass sie das absolut nachvollziehen können (vielen Dank nochmal für euer Verständnis!), aber wir verstehen natürlich auch absolut, dass das für euch dieses Jahr sehr frustrierend und blöd gewesen sein muss wie es gelaufen ist! Wir waren da auch nicht sonderlich glücklich damit…
Deswegen hier der Plan für nächstes Jahr, der aber wie gesagt nur funktionieren kann, wenn wir hier viele fleißige und motivierte neue Helfer finden ;).
3) Plan Aktion 2016 und Aufruf an potenzielle Helfer
- Es soll einen transparenten Zeitplan geben der dann immer aktualisiert wird, damit man jederzeit sieht wie der Stand ist und was wann als nächstes ansteht. So ist immer der aktuelle Stand da und man sieht immer gleich wie sich eventuelle Verzögerungen auf was auswirken.
- Wir wollen die ** Aufgaben wieder mehr stückeln und verteilen** (dafür brauchen wir entsprechend mehr Helfer) und vor allem wollen wir ** für jede Position wenn möglich eine Doppelbesetzung** , damit wir bessere Möglichkeiten haben Ausfälle aufzufangen!
Konkret haben wir uns die Aufteilung/Arbeitsschritte so gedacht:
a) Sammelthreaderöffnung und -betreuung (ist zeitlich am Stück nicht so super aufwendig, sollte aber mindestens 1-2x die Woche aktualisiert werden)
b) ** Anschreiben aller Vorjahresbeteiligten** (geht schnell und ist eine einmalige Sache)
c) Scannprüf und Übersichtposter der eingereichten Beiträge (ist zeitlich am Stück nicht so super aufwendig, sollte aber mindestens 1-2x die Woche aktualisiert werden)
d) Kartenabstimmung/Sonderkartenabstimmung Auswertung (geht schnell und ist eine einmalige Sache)
e) Druckdatenerstellung + Poster, Tauschkartenposter erstellen (dauert schon ein paar Stunden am Stück, ist aber eine einmalige Sache)
f) Vorbestellthreadbetreuung (ist zeitlich am Stück nicht so super aufwendig, sollte aber mindestens 1-2x die Woche aktualisiert werden)
g) **Wunschkarten/Kartenspenden sammeln und zuordnen ** (geht schnell und ist mit ein paar Mails erledigt)
h) **Drucken und schneiden der Karten ** (das würde ich wieder machen, wobei wir da wohl auch was ändern, weil es da dieses Jahr ja auch einige Probleme mit der Druckerei gab - dauert mindestens 2 Tage, ist eine einmalige Sache)
i) Sonderkarten drucken und schneiden (ist eine einmalige Sache, kann aber je nach Sonderkarten ein paar Tage dauern)
j) Booster packen und Versand (macht Chian, da wäre die Notfallzweitbesetzung dann bei mir. Der Punkt ist also doppelt gesichert. Der Versand erfolgt wieder in den Kartons.)
k) Nachbestellungen und Versand (gehört zu j und ist gesichert)
l) **Tauschthread eröffnen ** (geht schnell und ist eine einmalige Sache)
m) Feedback sammeln und auswerten, Mails aller Beteiligten fürs nächste Jahr sammeln, Texte für nächstes Jahr aktualisieren/nach Feedback anpassen (je nach Feedback und Änderungen so mittelaufwendig)
n) ** Leute zum treten/Projektüberwachung** (geht ganz schnell, einfach eine tret Mail schreiben XD)
Und dann gibts noch Recherchezeugs, aber das betrifft so grundsätzlich wohl auch erst mal mich, weil das wegen Druck und Sonderkarten und so ist.
- Außerdem bemühe mich um ** bessere Sonderkarten** (da schreibe ich allen Bestellern noch eine ** E-Mail mit Fragebogen** , das wird dann wahrscheinlich ein ** neuer Thread mit der Auswertung** und nachfolgender Diskussion, aber das kommt dann die Tage).
- Des Weiteren wollen wir versuchen die Zeit zwischen der Vorbestellung bzw. dem Bezahlen und dem Versenden der Karten stark zu reduzieren .
**Wenn ihr euch jetzt grundsätzlich vorstellen könnt da das ein oder andere zu übernehmen (natürlich muss man dann noch ganz konkret klären wie der Zeitplan ist und ob das dann noch passt) dann schreibt doch bitte eine Mail an kakao@mullana.de und schreibt welche Sachen ihr euch vorstellen könntet. **
- Für Scanprüf solltet ihr in der Lage sein zu prüfen ob die dpi und die Größe passen und wissen wie man das umrechnen/prüfen kann, falls das Programm die Werte in Bildschirmauflösung umgerechnet hat. Außerdem bräuchtet ihr ein Programm um das Übersichtsposter zu erstellen und zu aktualisieren (Photoshop, Gimp, Sai, Clip Studio Paint etc).
- Für die Druckdatenerstellung solltet ihr mit Indesign umgehen können und das auch zur Verfügung stehen haben.
- Fürs Kartenschneiden braucht ihr eine vernünftige Schneidemaschine
4) allgemeine Sachen zur Diskussion für die Aktion 2016
Frage 1:
Möchtet ihr, dass die Kartennamen eurer eingereichten Karten mit auf der Rückseite stehen?
Wir hatten uns da ganz am Anfang mal gegen entschieden, weil damals viele nur Nummern und keine Titel für ihre Karten hatten und weil wir Bedenken hatten, dass dann jede 2. Karte “Elfe im Mondschein” oder so heißen würde ;).
Mittlerweile haben aber ja die meisten Karten Titel, insofern könnte man das wieder aufnehmen wenn gewünscht, auch wenn das natürlich wieder mehr Arbeit und eine weitere Fehlerquelle bedeutet.
**Frage 2:
kennt jemand von euch zufällig ein zuverlässiges und vor allem Datenschutzrechtlich sicheres Open Source Onlineshopsystem oder ähnliches? **
Ich bin am überlegen ob wir den ganzen Bestellprozess nicht über sowas abwickeln, dann hab en wir immer gleich alle Daten die wir brauchen (Adresse und genaue Bestellung) und ihr könnt immer sofort sehen wann es bei welchem Gewicht wohin wie viel Porto kostet etc.
5) Was wir jetzt von euch alles wollen ;)
**Erst mal Applaus, dass ihr euch so tapfer durch das Posting gekämpft habt ^^"!!!
Zusammenfassend würde ich mich jetzt sehr freuen wenn ihr:
*uns eine Mail an kakao@mullana.de schreibt, wenn ihr euch vorstellen könntet uns bei einem der bei" 3) a bis n" aufgeführten Punkte zu unterstützen. Den Zeitplan müssen wir dann ja eh noch aushandeln und anpassen, aber das wir da schon mal wissen, wer jetzt im groben eine Aufgabe übernehmen würde.
Ihr könnt auch gerne zusätzlich hier noch schreiben, dass ihr was machen würdet (auch wenn ihr noch nicht wisst was)
*schreibt, wenn euch sonst noch etwas einfällt das ihr verbessern wollt oder wo ihr andere Vorschläge habt (außer bei den Sonderkarten, das kommt nochmal extra). Oder auch einfach wie ihr welchen unserer Vorschläge findet.
- sagt ob ihr den Kartennamen auf der Rückseite haben wollt und ob ihr ein sicheres Open Source Onlineshop-Tool oder ähnliches kennt.
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